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1.3 文件适宜性评价
       企业建立环境管理体系时编制了一套程序文件，但是运行时会发现实际情况或许与当初设想的有出入；又或者企业机构和职责因有调整而发生变化，对这些情况都应该即使作出相应的文件评审和修改。如审核时发现有企业建立体系之后部门有所调整，但相关的教育培训程序文件却没有更新，企业缺少对应急准备和响应后的文件适用性评价，使得程序文件流于形式，成为一纸空文。ISO14001环境管理体系是个文件化的体系，它强调是文件的适宜性、符合性和可行性，并要体现出其充分性和有效性，因此文件要适合企业自身的特点，与时俱进，不断提高企业的管理水平和改善运行机制。




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该条款首先要求组织应确定的培训的需求，确保相关的人员都经过培训。应制定相应的程序，规定培训工作如何展开。培训应满足组织人员的有关意识与能力的要求，不定期到预定的培训效果。
  标准首先强调了组织应确定培训需求，不同层次的人员，其需求是不同的，要求与重大环境影响有关的所有人员都应经过相应的培训。这就是要求组织识别环境因素时，将重要环境因素与组织的活动、相关的工作岗位联系起来。例如，某公司将危险化学品意外泄漏作为重要环境因素，那么与危险化学品有关的岗位就包括：采购、仓库管理、运输部门、使用、废弃化学品管理等。这些人员都应得到培训。
  具有较高的环境意识是这一条款的要求之一。不少环境问题的产生是环境意识不高、缺乏严格的规定或不按照程序的规定操作引起的，因此，通过有效的培训过程，使有关人员认识到：a严格执行环境方针和有关程序的重要性；b不符合程序规定的潜在后果；c能否在本岗位改进提高；d如何处理紧急情况。
  对与重要环境因素相关的岗位，仅有相应的意识的要求是不够的，必须具备相应的能力。应针对不同的管理、技术、操作人员的培训需求，确定不同的培训内容。如对环境管理体系内审人员应进行有关环境管理审核的培训，确保审核过程的客观、有效。对于在污水处理厂水质监测的人员就应了解监测的方法与实验操作规定，并比较数据，确保能及时发现水处理过程中的不合格现象。




a、对于可能导致偏离环境方针、目标与指标的运行情况，应制定程序以规定运行要求，可能的失误。
  b、应在程序中规定如何进行操作，操作具体要求和标准规定；
  c、若组织使用的产品和服务存在可标识重要环境因素，也应建立并保持管理程序，将有关的管理要求和程序通报供方和承包方，使他们的行动符合组织环境方针和其它要求。如为组织运输货物的运输公司，将不得在早晨6点以前来厂提货，以减少对周围居民的噪声影响。
  运行控制是环境管理体系中 实际工作内容的要素之一，它直接体现了组织环境管理要求，控制对象即是与重要环境因素相关的管理与生产活动，可包括产品设计开发、采购、贮运、生产与维护过程、废物处理等。对供方和承包方的管理更是将一半管理体系的要求扩展到组织的上下游组织，带动环境保护的社会化进程。


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