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文件管理(4.4.5) 组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保： a、文件能够定位； b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本； d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。

运行控制(4.4.6) 组织应根据其方针、目标和指标，确定与所认定的重要环境因素有关的运行与活动。应对这些活动(包括维护工作)按以下要求加以规划，确保它们给以妥善策划，确保它们在程序规定的条件下进行。 (a)考虑到缺乏程序指导可能导致偏离环境方针、目标与指标的运行情况，建立并保持成文的程序； (b)在程序中规定运行标准； (c)对于组织所使用的产品和服务中可标识重要环境因素，建立并保持管理程序，并将有关的程序与要求通报供方和承包方

法规符合性评价 企业在进行4.5.1监测与测量时，不知道如何对监测与测量的结果进行评价，除了对运行标准的设定不准之外，更重要的是企业不懂所收集的法律法规如何运用，无法有效地对照法规条款来进行对体系运行情况的评价。笔者在参与一个咨询项目时，咨询专家首先将该企业适用的85部法律法规筛选后得到其中的58部重要的法律法规；然后对这58部法律法规进行内容摘要，并列粗适用的主要条款内容；再对该企业在防治水环境污染、防治大气污染、防治噪声环境污染、防治生活固废污染、防治危险废物污染、防治新污染源污染、资源能源综合使用、节约能源、节约水资源、保护生态环境、污染源监测与管理等15个方面分别列出评价条目和所涉重要法律法规。这样，纷繁复杂的法律法规就变得条理清晰，可以运用自如了。根据条款摘编、分类和整理，企业就可以对其运行和活动进行检测，定期评价有关法律法规的遵循情况。确保所有的运行操作始终符合环保法律法规的要求，也保证了企业对遵守适用环境法律法规和应遵守的其他要求的承诺。